オフィスのデスクが乱雑になっていると感じたら、
まず整理を始めることが大切です。
整頓された作業スペースは、
仕事の効率を高める手助けとなります。
整理が苦手な方にも、
実践しやすいデスク整理のコツをご紹介します。
整理されたデスクは、
作業がしやすくなるだけでなく、
心もリフレッシュされます。
また、
整理したデスクを維持する方法もお伝えするので、
ぜひ試してみてください。
清潔で整理されたデスクで作業すれば、
よりスムーズに仕事を進められます。
デスク整理術で仕事効率アップ
多くの人が直面する問題は、
仕事中のデスクが乱雑になりがちであることです。
この記事では、
デスクの環境を整える有効的な方法を紹介します。
「整理整頓を心がけましょう」
という言葉をよく耳にしますが、
実際に「整理」と「整頓」には、
どのような違いがあるのでしょうか？
●整理：不要なアイテムを取り除き、乱れを整える事です
●整頓：物事を適切な位置に配置し、秩序ある状態を保つことです
つまり、
不要なものを捨て、
物を適切に配置することが整理整頓の本質です。
日々使うデスクは、
容易に文書や文具で溢れがちですが、
整理整頓することには、
仕事の効率を大きく向上させる多くの利点があります。
●周囲の印象改善
散らかったデスクは不衛生と見なされがちです。
仕事での人間関係は重要で、
散らかったデスクの持ち主は、
だらしないと見なされることもあります。
しかし、
デスクが整っていれば、
自分の評価が見直される可能性もあります。
●効率向上
整理整頓された空間では、
必要な物がすぐに見つかりやすくなります。
例えば、
会議資料を事前に準備し、
必要な時にすぐ手に取れるようにするだけで、
大幅な時間短縮につながります。
整理整頓は時間節約だけでなく、
仕事の効率も向上させます。
●集中力向上
整理整頓されたデスクは、
不要な物が目に入らず、
必要な作業に集中しやすくなります。
スッキリとしたデスクは、
視線を必要な場所に集中させるのに役立ちます。
デスクを整理整頓することは、
仕事の質を向上させ、
より生産的な環境を作るための重要なステップです。
職場のデスク整理のコツ
職場のデスクを整理するための、
いくつかのポイントを紹介します。
アイテムを決まった場所に保管する
デスクがごちゃごちゃにならないように、
するための重要なポイントです。
忙しいときほど、
書類をデスク上に適当に置きがちですが、
それぞれのアイテムに固定の場所を設定しておくと、
引き出しを開け閉めするだけで済むため、
時間のロスがほとんどありません。
例えば、
ペンはデスクの右側の小さな引き出しに、
書類は右側の一番下の大きな引き出しに整理して保管します。
●収納用品を上手に使ってスッキリ保つ
100円ショップで購入可能な、
A4サイズの書類が収まる棚やペン立てなどの、
収納アイテムを活用することも有効です。
頻繁に使うアイテムを中心に引き出しを整理
以前はデスク上が、
そのまま引き出しの役割を、
果たしていたかもしれませんが、
今後は引き出しを、
どのように活用するかについて解説します。
デスクの中央引き出しの活用法
デスクの中央に位置するこの引き出しは、
座るとお腹のあたりにくるため、
書類を重ねて収納するのが一般的です。
しかし、
基本的には空の状態に保つことが望ましく、
例外的に長尺の物差し等を、
入れることがあります。
忙しい日常の中で、
この引き出しを、
最適に活用する方法を学ぶことは重要です。
デスク右上の小引き出しの活用法
この小さな引き出しは、
書類の収納には向いていませんが、
文房具などの小物を整理して、
保管するのに適しています。
- ペン
- ホチキス
- スタンプパッド
などの必需品をここに収め、
100円ショップで手に入る、
B5サイズの文房具専用収納ケースを使うと、
文具を整然と収納しやすくなります。
デスク右中央の引き出しの使い方
この引き出しは、
保管場所としての自由度が高く、
- 個人的なアイテム
- 小さなカタログ
- 領収書
- メモ帳
などを収納するのに適しています。
使用者のニーズに合わせてカスタマイズすることが可能です。
右側の下部引き出しの活用法
この引き出しは、
軽くて薄い紙類をファイル化して、
保管するのに理想的です。
日常的に使う書類を整然と収納できます。
デスク上の書類整理と効率化
デスク上が書類で溢れ、
散らかることがあります。
効率的に書類を整理し、
スムーズに仕事を進めるためには、
デスクの右奥にA4サイズの書類ケースを設置し、
各棚に保管する書類の種類ごとにラベルを貼ります。
- 最上段は「未整理書類」
- 中段は「会議用書類」
- 最下段は「使用済み書類」
として分類し、
期限が過ぎた書類は、
「使用済み書類」としてすぐにしまい、
後で確認しながら処分する流れを、
作ることが重要です。
これにより、
デスク上の書類も明確に整理され、
有効的な整頓が実現します。
デスクを整理して清潔に保つコツ
整理整頓を完了した後、
その状態を維持するための、
最終アドバイスをお伝えします。
センタードロワーの活用
特にセンタードロワーを活用すると便利です。
毎日使用する書類や小物を、
このドロワーに一時的に保管して、
業務終了時に整理する習慣を身につけることで、
デスクは常に整理された状態を維持できます。
定期的な清掃
日常が忙しくても、
センタードロワーや書類ケースを使って、
物を整理することで、
デスク周りをきれいに保つことができます。
これまでに様々なデスク整理の、
方法を紹介してきましたが、
仕事の内容や勤務時間によっては、
日々の整理が困難な場合もあります。
それでも整理されたデスクは心地よいものです。
初めは努力が必要かもしれませんが、
習慣化すれば毎日のルーチンとなります。
ぜひチャレンジしてみてください。
